Von der ersten Firma bis zur vollen Tafel
Ein Projekt ist erst fertig, wenn alle zehn Flächen vergeben sind. Dieses Handbuch beschreibt den Weg dorthin in der Reihenfolge, in der du ihn gehst — welches Werkzeug wann, welche Mail wer bekommt, und woran du erkennst, dass ein Schritt sitzt.
Vorher erledigt: dein
Onboarding ist abgeschlossen (Postfach, Kalender, Meeting-Links, Signatur, Unterschrift), und der Verein ist über
Projektsetup angelegt — Verein, Projekt, Landingpage, Mail-Vorlagen.
1Firmen finden
Zwei Quellen, die sich stark unterscheiden — und deshalb getrennt gehalten werden:
| Quelle | Woher | Kennzeichen | Warum getrennt |
|---|
| Vereinssponsoren | Liste des Vereins: Trikot, Bande, Festschrift, Turnierhelfer | Herkunft Vereinssponsor | Warme Kontakte — der Verein steht dahinter, die Ansprache ist eine andere |
| Kaltakquise | Gewerbegebiet, Ortsliste, Branchenbuch, eigener Bestand | Herkunft Akquise | Kalte Kontakte — längere Strecke, andere Mails, andere Quote |
Was eine gute Liste ausmacht
- Entfernung vor Größe. Betriebe aus dem Ort schlagen größere Firmen zwei Orte weiter — auf der Tafel wirbt man für die Nachbarschaft.
- Entscheider greifbar. Inhabergeführte Betriebe (Handwerk, Gastronomie, Kfz, Bau, Pflege) entscheiden in einem Gespräch; Filialen brauchen Wochen.
- Bezug zum Verein. Wer schon Trikots zahlt, Kinder im Verein hat oder am Platz vorbeifährt, hört zu.
- Nicht sammeln, sondern starten. 40 saubere Adressen mit Ansprechpartner sind mehr wert als 300 ohne.
Bestand nutzen: Im CRM liegen rund 37.000 Unternehmen aus dem Kitz-Bestand mit Abschlusshistorie. Filtere nach Kitz: Umsatz gesamt und PLZ-Umkreis — Firmen, die schon einmal auf einer Tafel geworben haben, sind der schnellste Einstieg.
2Importieren — so, dass alles sofort funktioniert
Beide Vorlagen sind so vorbelegt, dass Lead-Status, Inhaber und der persönliche Mailversand ohne Nacharbeit greifen. Spalten nicht umbenennen, nur ausfüllen.
Die Spalten, auf die es ankommt
| Spalte | Wert | Wofür |
|---|
| Unternehmensart | werbekunde | trennt Werbekunden von Vereinen und Partnern |
| Kundenherkunft | akquise oder vereinssponsor | Auswertung und Mail-Auswahl |
| Akquise: Verein / Ort / Vereinsseite | Vereinsname, Ort, LP-Adresse | füllt Mails, Termin-Seite und Vereinslogo |
| Kontaktinhaber (Kürzel) | dein Kürzel | Leads, Aufgaben und Provision laufen auf dich |
| Lead-Status | NEW | Einstieg in den Funnel |
| Lebenszyklusphase | lead | sonst zählt der Kontakt als Abonnent |
Import in HubSpot
- CRM → Importieren → Datei → Unternehmen und Kontakte (eine Datei, zwei Objekte) → Trennzeichen Semikolon, Kodierung UTF-8.
- Spalten zuordnen; HubSpot erkennt die meisten selbst. E-Mail ist der Dubletten-Schlüssel beim Kontakt, Name + PLZ beim Unternehmen.
- Haken bei „Kontakte und Unternehmen verknüpfen" setzen — sonst hängen die Kontakte in der Luft.
- Nach dem Import: Liste öffnen, Stichprobe auf Inhaber und Akquise-Felder prüfen.
Ohne Einwilligung keine Massenmail. Die Sequenzen laufen als persönliche 1:1-Mails aus deinem Postfach, mit Bezug auf den Vereinsauftrag und sofortiger Austragung auf Wunsch. Niemals Marketing-Mails an kalt importierte Adressen.
3Leads bearbeiten — der Arbeitsbereich
Im Prospecting-Workspace (links in HubSpot) liegt deine Tagesarbeit: Leads, fällige Aufgaben, Sequenz-Schritte und der Posteingang an einer Stelle. Du musst nicht zwischen Kontakten, Deals und Mails springen.
Der Weg eines Leads
| Status | Bedeutung | Dein nächster Schritt |
|---|
NEW | importiert, noch nicht angefasst | in die passende Sequenz aufnehmen |
ATTEMPTED_TO_CONTACT | Mail raus, Anruf versucht | Sequenz läuft weiter, Anruf-Aufgabe abarbeiten |
IN_PROGRESS | Gespräch läuft | Termin setzen oder Fläche besprechen |
OPEN_DEAL | Deal angelegt | Pipeline führen (Schritt 5) |
UNQUALIFIED | kein Bedarf, falsche Firma, kein Entscheider | Grund notieren, Sequenz beenden |
Rhythmus, der funktioniert
- Morgens 30 Minuten: fällige Aufgaben und Antworten aus der Nacht.
- Anrufblock am Vormittag: Handwerk und Gewerbe sind zwischen 8 und 10 Uhr erreichbar, Gastronomie eher 14–16 Uhr.
- Nachmittags: neue Kontakte in Sequenzen aufnehmen, Termine vorbereiten.
- Freitag: Pipeline durchsehen — jeder Deal braucht ein Datum für den nächsten Schritt.
4Sequenzen — die persönliche Ansprache
Zwei Strecken, je nach Herkunft. Beide laufen aus deinem Postfach, mit deinem Foto, deiner Mobilnummer und deinem Terminlink — kein Newsletter-Gefühl.
Kaltakquise — 6 Schritte über 14 Tage
- Tag 0 — Mail: Verein, Anlass, Auftrag des Vereins
- Tag 3 — Mail im selben Verlauf: Formate und Preise
- Tag 6 — Anruf (Aufgabe)
- Tag 8 — Mail: welche Fläche zur Firma passt (mit aktuellem Satzspiegel)
- Tag 11 — Mail: Budget und Zahlweise
- Tag 14 — Mail: letzter Impuls, Reservierung für 7 Tage
Vereinssponsoren — 4 Schritte über 10 Tage
- Tag 0 — Mail: „Der Verein hat uns Ihren Namen genannt"
- Tag 2 — Mail im selben Verlauf: Unterlagen
- Tag 3 — Anruf (Aufgabe)
- Tag 5 / Tag 10 — Nachfassen und Abschluss
Regeln
- Nur Werktage, Versandfenster 8–18 Uhr.
- Antwort, Terminbuchung oder Buchung beenden die Sequenz automatisch — niemand bekommt eine Nachfassmail, nachdem er gebucht hat.
- Die Vorlagen holst du dir je Verein über Mail-Vorlagen — dort Absender und Verein wählen, kopieren, in HubSpot als Vorlage anlegen.
- Öffnet jemand dreimal, ohne zu antworten: anrufen. Das ist ein Kaufsignal, keine Statistik.
5Den Deal führen
Sobald ein echtes Interesse da ist, legst du einen Deal in der Pipeline „Deals – Spielstandsanzeigen" an. Ein Deal je Firma und Projekt, Name nach dem Muster <Fläche> – <Firma> – <Verein>.
Einführendes MeetingErstkontakt steht, Interesse bestätigt
KampagnenbewertungBedarf geklärt: Fläche, Ziel, Budget
StrategievorschlagFläche vorgeschlagen, Preis genannt
Online-PräsentationTermin per Google Meet
Vorort-TerminAußendienst beim Kunden oder am Platz
FollowUp auf CloseAngebot liegt, Entscheidung offen
Gewonnenbezahlt über Stripe
Verlorenmit Grund
Zwei Wege zum selben Ziel. Entweder du führst den Deal im Workspace und der Kunde bucht später selbst über den Link — oder du buchst mit ihm gemeinsam im CRM-Modus der Landingpage. Der zweite Weg ist schneller: Fläche, Preis, Daten, Zahlung in einem Zug.
Disziplin, die den Unterschied macht
- Jeder Deal hat ein Abschlussdatum und eine offene Aufgabe. Ohne beides verschwindet er.
- Nach jedem Gespräch: zwei Sätze als Notiz. Wer in vier Wochen nachfasst, weiß sonst nichts mehr.
- Verloren ist nicht schlimm — ohne Grund verloren ist schlimm. Der Grund steuert, wann du wieder anrufst.
6Präsentation — online oder vor Ort
Online-Präsentation (Projektleitung)
- Termin über deinen Meet-Link, 30 Minuten.
- Vereinsseite teilen — Satzspiegel live: was frei, was vergeben ist.
- Zwei bis drei Flächen vorschlagen, die zur Firma passen (Logo plus Claim → Seitenfläche; Name und Telefon → kompakter Platz; Blickfang → Mittelfläche).
- Preis zeigen: Monatsrate, Jahresrate, Einmalzahlung mit Sofortbuchungsrabatt.
- Im CRM-Modus direkt buchen (Kürzel + PIN) — oder den Buchungslink in den Verlauf schicken.
Vor-Ort-Termin (Außendienst)
- Besuchsfenster am Projekt hinterlegen — dann erscheint auf der Vereinsseite der Hinweis „Wir sind bei Ihnen vor Ort".
- Tablet mit der Vereinsseite im CRM-Modus; Internet wird nicht gebraucht, um zu zeigen — zum Buchen schon.
- Fläche vor Ort aussuchen, am Tablet reservieren oder buchen, Unterschrift und Zahlung direkt.
- Nach dem Termin: Notiz in den Deal, nächste Aufgabe setzen.
Preisänderungen brauchen die zweite Freigabe (Schloss + PIN). Monats-, Jahres- und Einmalpreis lassen sich dort einzeln anpassen; der ausgewiesene Rabatt rechnet sich automatisch aus den tatsächlichen Werten.
7Abschluss und Zahlung
Jede Buchung läuft über Stripe — Karte oder SEPA, einmalig oder in Raten. Was danach passiert, läuft von allein:
- Bestellung → Kontakt und Werbefläche werden verknüpft, Fläche auf „reserviert".
- Zahlung → Fläche auf „gebucht", Firmenname erscheint auf der Vereinsseite.
- Bestellbestätigung an den Kunden (2 Minuten später), mit Zahlungshinweis.
- Rechnung aus Lexware mit dem Vermerk „bereits bezahlt" — bei Raten je bezahlter Rate eine Rechnung.
- Drucksatz-Ticket wird angelegt; die Grafik fordert die Druckdaten an.
Dein Beitrag endet hier nicht ganz: Prüfe am nächsten Tag, ob Rechnung und Bestätigung angekommen sind — eine falsche Mailadresse fällt sonst erst beim Drucksatz auf.
8Nach der Buchung bis zur vollen Tafel
- Drucksatz: Ticket → Upload-Link an den Kunden → Korrekturabzug → Freigabe → Motiv erscheint auf der Vereinsseite.
- Aufstellung: Sobald das Datum am Projekt steht, startet die Werbeperiode und die Kunden bekommen die Start-Mail.
- Lifecycle: monatliche Statusmail bis zur Aufstellung, Verlängerungsmail sechs Monate vor Ende.
- Restflächen: Zeige dem Verein den Satzspiegel — die letzten zwei Flächen verkaufen sich am besten über Empfehlungen aus dem Verein.
- Sonderflächen: Erst wenn das Projekt läuft, über die Checkbox „S" im Buchungs-Wizard zuschalten — ungeteilt oder in zwei bis drei Teile.
9Wer bekommt wann welche Mail
| Auslöser | Empfänger | Mail | Von wem |
|---|
| Sequenz-Schritt | Kontakt | 1:1-Mail aus der Vorlage | dein Postfach, deine Signatur |
| Termin gebucht | Kontakt | Terminbestätigung im FKSW-Design | automatisch, 2 Min |
| Tag vor dem Termin | Kontakt | Erinnerung | automatisch |
| Bestellung | Kunde | Bestellbestätigung mit Zahlungslink | automatisch, 2 Min |
| Zahlung eingegangen | Kunde | Rechnung (Lexware-PDF) | automatisch |
| Drucksatz Stufe 2 | Kunde | Upload-Link für Druckdaten | automatisch |
| Korrekturabzug | Kunde | Freigabe-Link | Grafik |
| Aufstellung erfolgt | alle Kunden des Projekts | Start der Werbeperiode | automatisch |
| 6 Monate vor Ende | alle Kunden des Projekts | Verlängerung | automatisch |
| Nutzungsvereinbarung unterschrieben | Verein + vertrag@ | Vereinbarung als PDF | automatisch |
Alle automatischen Mails tragen dein Foto, deine Mobilnummer und deinen Terminlink, solange du Inhaber des Kontakts bist.
10Woran du dich misst
| Kennzahl | Richtwert | Wo |
|---|
| Kontakte je Projekt in der Sequenz | 60–100 | Liste nach Akquise-Verein |
| Antwortquote Kaltakquise | 8–15 % | Sequenz-Auswertung |
| Antwortquote Vereinssponsoren | 25–40 % | Sequenz-Auswertung |
| Termine je 10 Antworten | 3–5 | Meetings |
| Abschlüsse je 10 Termine | 4–6 | Pipeline |
| Belegung bis zur Aufstellung | 10 von 10 Flächen | Projekt → Belegungsquote |
Die eine Zahl, die zählt: wie viele Flächen des Projekts vergeben sind. Alles andere sind Zwischenschritte.
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