Drucksatz-Ticket-Workflow
Jedes Projekt bekommt ein Drucksatz-Ticket. Es begleitet die Tafel von der Projektanlage bis zur Übergabe an den Versand und ist die einzige Stelle, an der der Stand der Druckvorlagen nachgelesen wird. Pipeline in HubSpot: Tickets → Drucksatz-Workflow.
Der Satz wird einmal komplett gedruckt. Deshalb hält eine fehlende Vorlage den gesamten Satz auf — nicht nur die eigene Fläche. Das ist der Grund für die harte Reihenfolge unten: Stufe 3 wird erst erreicht, wenn alle gebuchten Flächen druckfähige Daten haben.
Grundregel: Die Stufe wird erst gezogen, wenn das Ergebnis der Stufe vorliegt — nicht, wenn die Arbeit begonnen hat. „Warte auf Druckvorlagen“ heißt: angefragt und noch nicht alles da. Wer die Stufe zu früh zieht, verliert die einzige verlässliche Antwort auf „wie weit sind wir?“.
Die Flächen und ihre Endformate
Maßstabsgetreu, Tafelbreite 390 cm. Diese Formate stehen in jeder Datenanforderung — Vorlagen müssen das Seitenverhältnis einhalten, sonst wird beschnitten.
| Fläche | Codes | Endformat | Rubrik |
|---|
| Hauptfläche | A2, D2 | 180 × 70 cm | Haupt |
| Eckfläche | A1, A3, D1, D3 | 105 × 70 cm | Ecke |
| Seitenfläche | B1, B2, C1, C2 | 105 × 45 cm | Seite |
| Sonderfläche (Kopf-/Fußzeile) | E1, E2 | 390 × 50 cm | Sonder — nur über den CRM-Modus zuschaltbar |
| LED-Spielstandanzeige | — | 180 × 90 cm | keine Werbefläche |
E1 und E2 sind nicht Teil der öffentlichen Zählung. Öffentlich sind 10 Flächen. Taucht eine Sonderfläche im Drucksatz auf, ist sie über den CRM-Modus gebucht — Teilungen (E1A/E1B bzw. E1A/E1B/E1C) zählen als eigene Druckdateien mit eigenen Maßen.
1 · Projekt angelegt Projektleiter
Das Ticket entsteht mit dem Projekt im Projektsetup. Es wird dem Projekt und dem Verein zugeordnet, nicht einem einzelnen Werbekunden.
- Ticket mit dem Projekt und dem Verein verknüpfen.
- Betreff einheitlich:
Drucksatz — <Verein>, <Ort>.
- Wunschtermin der Installation eintragen — daraus ergibt sich der späteste Drucktermin.
- Prüfen, ob die Landingpage des Vereins steht; der Satzspiegel dort ist die Belegungswahrheit.
Weiter zu 2, wenn: das Ticket verknüpft ist und die erste Datenanforderung heraus ist.
2 · Warte auf Druckvorlagen Projektleiter
Hier liegt das Ticket am längsten. Deine Aufgabe ist nicht Warten, sondern Nachhalten.
Was in die Datenanforderung gehört
- Die gebuchte Fläche samt Code und Endformat (siehe Tabelle oben).
- Format: PDF oder Vektordatei (AI, EPS, SVG), Schriften eingebettet oder in Pfade gewandelt.
- Pixelbilder nur, wenn sie im Endformat mindestens 150 dpi erreichen — bei 180 × 70 cm sind das rund 10.600 × 4.100 Pixel.
- 3 mm Beschnitt umlaufend, wichtige Inhalte mindestens 2 cm vom Rand.
- Farben in CMYK; Sonderfarben als HKS/Pantone angeben, wenn sie verbindlich sind.
- Rückfrage mitschicken: Soll das Logo freigestellt oder auf Hintergrundfarbe stehen?
Nachhalten
- Nach 3 Werktagen freundlich erinnern, nach 7 Werktagen anrufen.
- Kommt nichts Druckfähiges, Gestaltung anbieten — die meisten Betriebe haben kein Druck-PDF, nur ein Logo.
- Jede eingegangene Datei sofort am Werbeflächen-Datensatz ablegen, nicht im Mailpostfach lassen.
- Im Ticket notieren, welche Flächen noch fehlen — eine Zeile je Code.
Häufigster Verzug: eine einzige Fläche. Wenn eine Vorlage den Satz über den Installationstermin hinaus aufhält, mit dem Kunden eine Platzhalterlösung (Logo auf Hausfarbe) vereinbaren und das im Ticket festhalten.
Weiter zu 3, wenn: für jede gebuchte Fläche eine Datei vorliegt, die die Prüfliste erfüllt.
3 · Druckvorlagen vollständig Projektleiter → Grafik
Die Stufe ist ein Übergabepunkt. Vorher prüfst du jede Datei einmal selbst — danach ist die Grafik zuständig.
| Prüfpunkt | Fällt durch, wenn |
|---|
| Dateiformat | JPG/PNG aus dem Web, Word- oder PowerPoint-Datei |
| Auflösung im Endformat | unter 150 dpi — sichtbar unscharf auf 1,8 m Breite |
| Seitenverhältnis | weicht vom Endformat ab, Inhalt würde beschnitten |
| Schriften | nicht eingebettet, Ersatzschrift beim Öffnen |
| Farbraum | RGB ohne Hinweis auf verbindliche Hausfarbe |
| Rand | Text bis an die Kante, kein Beschnitt angelegt |
- Alle Dateien gesammelt an die Grafik übergeben — einmal, nicht tröpfchenweise.
- Belegungsliste beilegen: Code → Kunde → Datei → Besonderheiten.
- Ticket der Grafik zuweisen und den Drucktermin nennen.
Weiter zu 4, wenn: die Grafik die Übergabe bestätigt hat.
4 · Grafik in Arbeit Grafik
- Jede Fläche auf ihr Endformat setzen, Beschnitt anlegen, Logos auf optische Mitte ausrichten.
- Gesamtsatz als Satzspiegel-Ansicht montieren — so fällt auf, wenn zwei Nachbarflächen gleich aussehen oder Farben kollidieren.
- Interne Sichtprüfung durch eine zweite Person; die Tafel hängt drei Jahre.
- Abweichungen von der Kundenvorlage (Freistellung, Hintergrund, Beschnitt) notieren — sie gehören in die Korrekturmail.
Weiter zu 5, wenn: alle Flächen gesetzt sind und der Korrekturabzug erstellt ist.
5 · Korrekturabzug versendet Projektleiter
- Jeder Werbekunde erhält seine Fläche als PDF, dazu den Gesamtsatz als Bild zur Orientierung.
- Der Verein erhält den Gesamtsatz — er sieht die Tafel zum ersten Mal vollständig.
- Frist nennen: 5 Werktage, mit Datum. Dazu der Satz, dass ohne Rückmeldung in Druck gegeben wird.
- Vorgenommene Änderungen benennen, damit niemand überrascht wird.
- Versanddatum im Ticket festhalten — ab hier läuft die Frist, auf die du dich später berufen musst.
Weiter zu 6, wenn: alle Freigaben da sind oder die Frist abgelaufen ist.
6 · Freigabe erhalten Projektleiter
- Freigaben schriftlich sammeln — Mail genügt, Telefonat wird als Notiz mit Datum und Namen festgehalten.
- Je Fläche am Werbeflächen-Datensatz dokumentieren: freigegeben am, von wem.
- Korrekturwünsche sammeln und in einem Durchgang an die Grafik geben, dann zurück zu Stufe 4.
- Zweite Korrekturrunde nur bei echten Fehlern; Geschmacksänderungen kosten den Drucktermin.
Fristablauf ohne Antwort: Freigabe gilt als erteilt, wenn die Fristmail nachweisbar zugestellt wurde. Die Mail bleibt am Datensatz, nicht nur im Postfach.
Weiter zu 7, wenn: für jede Fläche Freigabe oder abgelaufene Frist dokumentiert ist.
7 · Bereit für Druck Grafik
- Druckdaten final erzeugen: ein PDF je Fläche, Dateiname
<Verein>-<Code>.pdf.
- Vollständigkeit gegen die Belegungsliste prüfen — zehn Flächen, plus Sonderflächen, falls gebucht.
- Druckauftrag mit Material, Stückzahl und Liefertermin auslösen; Auftragsbestätigung ans Ticket.
- Liefertermin gegen den Installationstermin prüfen und, wenn es knapp wird, sofort melden.
Weiter zu 8, wenn: die Druckerei den Auftrag bestätigt hat.
8 · In Druck Grafik / Werkstatt
- Liefertermin im Ticket führen; zwei Werktage vor Termin nachfragen.
- Wareneingang prüfen: Stückzahl, Maße, Farbe gegen den Korrekturabzug.
- Mängel sofort reklamieren und im Ticket festhalten — nicht erst bei der Montage.
- Montagetermin mit dem Verein bestätigen.
Weiter zu 9, wenn: der Satz vollständig und geprüft an den Versand übergeben ist.
9 · Abgeschlossen (an Versand übergeben) Projektleiter
- Ticket schließen, Lieferdatum und Montagetermin im Projekt vermerken.
- Nach der Montage Fotos der fertigen Tafel am Projekt ablegen — sie sind das stärkste Verkaufsmittel für das nächste Projekt.
- Jeder Werbekunde bekommt ein Foto seiner Fläche; der Verein das Gesamtbild.
- Rechnungsstellung freigeben und die Deals auf Abgeschlossen und gewonnen prüfen.
- Freie Restflächen zurück in die Vermarktung — das Projekt ist erst mit zehn vergebenen Flächen fertig.
Woran der Workflow scheitert — und was dagegen hilft
| Symptom | Ursache | Gegenmittel |
|---|
| Ticket steht wochenlang auf Stufe 2 | niemand hält nach | feste Rhythmus: Tag 3 Mail, Tag 7 Anruf, Tag 10 Gestaltungsangebot |
| Drucksatz muss zweimal gedruckt werden | Freigabe nur mündlich | Freigaben ausschließlich schriftlich, Nachweis am Datensatz |
| Fläche unscharf auf der Tafel | Webgrafik durchgelassen | Prüfliste Stufe 3 konsequent anwenden |
| Installationstermin platzt | Drucktermin erst in Stufe 7 geprüft | Termin bereits in Stufe 1 rückwärts rechnen |
| Unklar, welche Fläche fehlt | Stand nur im Kopf des Projektleiters | je Code eine Zeile im Ticket, bei jeder Änderung gepflegt |
Faustregel für den Rückwärtsplan: Montagetermin minus 1 Woche Versand, minus 1 Woche Druck, minus 1 Woche Freigabefrist, minus 1 Woche Grafik. Vier Wochen vor Installation müssen alle Vorlagen da sein.
LET'S GO